Verbandbuch zur Dokumentation Erster Hilfe-Maßnahmen im Betrieb

Trotz verschiedener Schutzmaßnahmen kann ein Arbeitsunfall immer schnell passieren. Es reicht ein kleiner Moment der Unachtsamkeit dafür schon aus. Um später einen Nachweis beispielsweise für die Berufsgenossenschaft oder die Gesetzlichen Unfallversicherer zu haben, muss jede Verletzung und jede Hilfemaßnahme, ja sogar ein Beinaheunfall schriftlich dokumentiert werden – in einem Verbandbuch. In diesem Beitrag bekommen Sie einen umfassenden Einblick in das Thema Verbandbuch, die gesetzlichen Grundlagen und wie Sie es richtig führen.

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Was ist ein Verbandbuch?

Bei einem Verbandbuch handelt es sich um ein Dokument, in dem Unternehmen alle Vorfälle festhalten, bei denen es zu einer Verletzung oder zu einer Beinaheverletzung gekommen ist und/oder bei denen Erste Hilfe geleistet wurde. Das Buch können Sie entweder analog in Papierform anlegen oder es als digitale Variante führen. 

Warum muss es ein Verbandbuch geben?

Es gibt verschiedene Gründe, warum der Gesetzgeber das Führen eines Verbandsbuches verpflichtend gemacht hat für Unternehmen.

1. 1. Ansprüche auf Leistungen der Versicherung begründen
      Wenn es zu einem Arbeitsunfall gekommen ist, entstehen daraus unter Umständen Ansprüche auf Leistungen der Unfallversicherung. Sie können anhand des Verbandbuches dann entsprechende Nachweise erbringen. Das ist vor allem dann wichtig, wenn es durch den Unfall zu Spätfolgen kommt.
   2. Unfallursachen analysierenVerbandbücher helfen auch dabei, Unfallursachen zu erkennen. Durch ein entsprechendes Monitoring lassen sich Unfallschwerpunkte im Betrieb klar erkennen – und Arbeitsunfälle entsprechend vermeiden.

Schlussendlich dient das Verbandbuch der Nachweispflicht gegenüber den Berufsgenossenschaften, der Verbesserung der Arbeitssicherheit und der Unfallprävention.

Wer ist dazu verpflichtet, ein Verbandbuch zu führen?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, ein Verbandbuch zu führen, in denen Mitarbeiter beschäftigt sind. Es spielt dabei keine Rolle, ob dort ausschließlich Büroarbeitsplätze eingerichtet sind oder Mitarbeiter in Kontakt mit Gefahrenstoffen oder schweren Arbeitsgeräten kommen.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen zur Verbandbuch-Pflicht?

Die Verpflichtung, ein Verbandbuch zu führen, ergibt sich aus § 24 der DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention). Diese Vorschrift regelt, dass alle Unfälle und Erste-Hilfe-Leistungen im Betrieb dokumentiert werden müssen.

Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren

Nach den gesetzlichen Vorgaben müssen Einträge im Verbandbuch für einen Zeitraum von fünf Jahren aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass die Aufbewahrungsfrist erst nach dem letzten Eintrag im Verbandbuch beginnt. Nach Ablauf der fünf Jahre sind die Daten datenschutzkonform zu vernichten, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen. Unternehmen sollten klare Prozesse für die Aufbewahrung des Buches definieren.

Verbandbuch und der Datenschutz

Da es sich bei den Einträgen um personenbezogene und sensible Gesundheitsdaten handelt, müssen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) streng eingehalten werden. Die Daten dürfen ausschließlich für den vorgesehenen Zweck, also zur Dokumentation von Unfällen und Erste-Hilfe-Leistungen genutzt werden. Das Verbandbuch sollte daher immer an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, sodass nur autorisierte Personen, wie Ersthelfer, Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Führungskräfte, Zugriff darauf haben

Klassischer Aufbau des Verbandbuches

Vorgeschrieben ist eine lückenlose Dokumentation der Unfälle und Erste-Hilfe-Maßnahmen. Es gibt dafür allerdings keine konkreten formalen Vorgaben, wie das Verbandbuch aufgebaut sein muss. Wichtig ist, dass das Verbandbuch eine einfache Handhabung ermöglicht und alle wesentlichen Informationen erfasst.

Diese wichtigen Angaben müssen erfasst werden

Damit ein Verbandbuch seinen Zweck erfüllt und rechtlich Bestand hat, sind bestimmte Inhalte zwingend erforderlich. Diese gewährleisten eine vollständige Dokumentation und können gleichzeitig dabei helfen, Unfälle besser zu analysieren.

Ein Verbandbuch muss folgende Angaben enthalten:

• • Name der verletzten Person

• • Datum und Uhrzeit des Unfalls

• • Ort des Geschehens (z. B. Abteilung oder Arbeitsbereich)

• • Beschreibung der Verletzung (z. B. Art der Wunde oder Beschwerden)

• • Erste-Hilfe-Maßnahmen und wer diese durchgeführt hat

• • Weitere Maßnahmen (z. B. Überweisung zum Arzt oder Notruf)

• Name des Eintragenden und ggf. Unterschrift

Anforderungen an die Lesbarkeit und Vollständigkeit

Klar geregelt ist dagegen, dass die Einträge im Verbandbuch leserlich, vollständig und nachvollziehbar sind. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, insbesondere bei der Anerkennung eines Arbeitsunfalls durch die Berufsgenossenschaft. Die Schrift muss gut lesbar sein, damit es später keinen Interpretationsspielraum gibt. Es dürfen auch keine unüblichen Abkürzungen verwendet werden. Zudem müssen die Einträge direkt nach dem Unfall oder der Erste-Hilfe-Leistung erfolgen, damit die Informationen so genau wie möglich sind.

Welche Art von Unfällen müssen im Verbandsbuch erfasst werden

Unfälle während der Arbeit müssen im Verbandbuch „vollständig“ erfasst werden. Das bedeutet, selbst kleine und scheinbar unbedeutende Verletzungen müssen eingetragen werden. Dazu gehören auch kleinste Verletzungen wie Schnittwunden oder Prellungen, die im Nachhinein unerwartete Komplikationen verursachen, die einen Arbeitsunfall relevant machen.

Unterschied zwischen analogen und digitalen Verbandbüchern

Verbandbücher können entweder in klassischer Papierform oder digital geführt werden. Beide Varianten erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich jedoch in der Handhabung sowie ihren Vor- und Nachteilen.

Analoges Verbandbuch

Das analoge Verbandbuch ist die klassische Variante, die in Papierform geführt wird. Es enthält vorgefertigte Seiten oder Formulare, in denen Unfälle und Erste-Hilfe-Leistungen handschriftlich eingetragen werden.

Vorteile	Nachteile
Einfache Handhabung ohne technische Voraussetzungen	Gefahr von Verlust oder Beschädigung der Dokumentation
Kostengünstig in der Anschaffung	Aufwendige Archivierung und schwierige Nachverfolgung älterer Einträge
Keine Einarbeitung erforderlich	Unleserliche Einträge können Probleme verursachen
Unkomplizierte Sicherung durch physische Verwahrung in abschließbaren Schränken	Erhöhter Zeitaufwand bei der Suche nach Einträgen

Woher bekomme ich ein Verbandbuch in Papierform? Sie können Verbandbücher über verschiedene Anbieter kaufen. Oftmals stellen aber auch die Branchenverbände kostenlose Verbandbücher zur Verfügung, die Sie sich zusenden lassen oder in Papierform ausdrucken können.

Digitales Verbandbuch

Das digitale Verbandbuch wird mithilfe einer Software oder einer App auf dem PC bzw. in einer Cloud geführt. Die Einträge können direkt am Computer, über das Tablet oder das Smartphone vorgenommen werden. Diese Variante ermöglicht eine zentrale Speicherung und automatische Archivierung. Res bietet meistens zusätzliche Funktionen wie die Protokollierung von Änderungen und einen verschlüsselten Zugriff. Sie eignet sich besonders für größere Betriebe, in denen viele Vorfälle dokumentiert werden müssen.

Vorteile	Nachteile
Übersichtliche und schnelle Dokumentation	Höhere Anschaffungskosten für Software
Automatische Speicherung und Archivierung	Erfordert technische Infrastruktur
Datenschutzkonform durch Verschlüsselung	Risiko von Cyberangriffen oder Systemausfällen
Leichte Nachvollziehbarkeit durch Änderungsprotokolle	Einarbeitung in die Software notwendig

Tipp: Wo kann man ein digitales Verbandbuch herunterladen? Es gibt verschiedene Anbieter, die meist kostenpflichtige Apps oder Programme anbieten. Die Leistungen unterscheiden sich teils erheblich. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass alle wichtigen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Führung eines Verbandbuches in der Praxis

Die Führung eines Verbandbuches ist ein wichtiger Bestandteil Ihres betrieblichen Arbeitsschutzes. Damit es den Zweck auch erfüllen und richtig genutzt werden kann, ist es wichtig, die Zuständigkeiten klar zu definieren. Dazu müssen auch die verantwortlichen Mitarbeiter richtig geschult werden, damit im Ernstfall jeder routiniert handeln kann und beispielsweise weiß, wo sich das Verbandbuch befindet. Wir beleuchten daher an dieser Stelle, wie Sie das Verbandbuch richtig führen und die Dokumentation in der Praxis effektiv umsetzen können.

Wer ist verantwortlich für die Dokumentation?

In Ihrem Betrieb liegt die Verantwortung für die Führung des Verbandbuches meistens bei den Ersthelfern oder einer benannten Sicherheitskraft. Diese Personen sind geschult und wissen, worauf es bei der Eintragung ankommt. Falls Ihr Unternehmen kleiner ist und keine extra Sicherheitsbeauftragten hat, übernimmt oft die Geschäftsleitung oder eine andere verantwortliche Person diese Aufgabe. Wichtig ist, dass alle Beteiligten wissen, wer sich kümmert, damit keine Unfälle oder Erste-Hilfe-Leistungen undokumentiert bleiben.

Wann und wie werden Einträge vorgenommen?

Einträge sollten direkt nach einem Unfall oder einer Erste-Hilfe-Maßnahme erfolgen – am besten, solange die Details noch frisch im Gedächtnis sind. Notieren Sie, wer verletzt wurde, was passiert ist und welche Maßnahmen getroffen wurden.

Unterweisung und Sensibilisierung von Mitarbeitern

Damit das Verbandbuch ordnungsgemäß geführt wird, sollten Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig schulen. Zeigen Sie, wie wichtig es ist, wirklich jede Verletzung einzutragen – auch kleinere, wie Schnittwunden oder leichte Prellungen. Üben Sie gemeinsam, wie Einträge aussehen sollten, und beantworten Sie Fragen. Je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, desto sicherer werden sie mit der Dokumentation umgehen. Offene Gespräche helfen zusätzlich, Hemmschwellen abzubauen.

Beispielhafter Ablauf eines Arbeitsunfalls und der Dokumentation im Verbandbuch

Damit Sie eine konkrete Vorstellung davon haben, wie die Dokumentation von Unfällen erfolgen muss, finden Sie hier einen beispielhaften Ablauf.

1. 1. Der Unfall passiert:
      Ein Mitarbeiter in der Lagerhalle rutscht auf einem feuchten Boden aus und stürzt. Dabei schlägt er mit dem Knie auf dem Boden auf und klagt über Schmerzen.
   2. Erste Hilfe leisten: Ein Kollege, der als Ersthelfer geschult ist, wird sofort informiert. Er überprüft den Zustand des Verletzten und legt eine Kältekompresse auf die betroffene Stelle, um Schwellungen zu behandeln. Der Mitarbeiter kann noch laufen, wird aber aufgefordert, sich auszuruhen und das Bein nicht zu belasten.

• • Eintragung ins Verbandbuch:
    Der Ersthelfer nimmt unmittelbar nach der Versorgung das Verbandbuch in die Hand und füllt den Eintrag sorgfältig aus. Der Ablauf wird wie folgt dokumentiert:

• • Name der verletzten Person: Max Mustermann

• • Datum und Uhrzeit des Unfalls: 09.12.2024, 14:30 Uhr

• • Ort des Geschehens: Lagerhalle, Bereich 3

• • Beschreibung der Verletzung: Sturz auf feuchtem Boden, Prellung am rechten Knie

• • Erste-Hilfe-Maßnahmen: Kältekompresse aufgelegt, Verletzter angewiesen, das Bein zu schonen

• • Name des Ersthelfers: Anna Müller

Da die Schmerzen nach einigen Stunden nicht nachlassen, sucht der Mitarbeiter am nächsten Tag einen Arzt auf. Dieser bestätigt eine Prellung und rät zu Schonung. Der Vorfall bleibt im Verbandbuch dokumentiert und dient als Nachweis für den Arbeitsunfall bei der Berufsgenossenschaft.

Typische Fehler und Herausforderungen in der Praxis

Ein Verbandbuch richtig zu führen, ist im turbulenten Alltag oft eine Herausforderung. Typische Fehler wie unvollständige oder schwer lesbare Einträge, eine fehlende Dokumentation oder Unsicherheiten bei der Zuständigkeit sind schnell passiert.

Klären Sie klar und unmissverständlich, wer für die Eintragungen zuständig ist. Erinnern Sie das Team immer mal wieder daran, dass auch kleine Verletzungen wie Schnittwunden eingetragen werden müssen.

Ein Tipp: Wenn Sie eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit in Ihrem Betrieb im Einsatz haben, wird diese sich auch professionell um das Verbandbuch kümmern und Sie in der Praxis zum Führen dieser Dokumentation anleiten.

Aufbewahrung und Archivierung des Verbandbuches

Für die sichere Aufbewahrung des Verbandbuches ist es besonders wichtig, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die sensiblen Daten erhalten. Bei analogen Verbandbüchern bedeutet das, sie in einem abschließbaren Schrank oder einer gesicherten Ablage zu verwahren. Nur autorisierte Personen, wie Ersthelfer oder Sicherheitsbeauftragte, sollten Zugang wie einen Schlüssel oder einen Zugangscode haben. Achten Sie darauf, dass der Aufbewahrungsort so gewählt ist, dass er für den verantwortlichen Mitarbeiter leicht erreichbar ist.

Digitale Verbandbücher bieten zusätzliche Schutzmechanismen, die den Datenschutz erleichtern. Hier sorgen verschlüsselte Speicherlösungen und individuell zugewiesene Zugriffsrechte dafür, dass sensible Daten vor Cyberangriffen oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Regelmäßige Updates der Software und Schulungen Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Systemen erhöhen die Sicherheit zusätzlich.

So gelingt eine zuverlässige Prävention von Arbeitsunfällen

Am besten ist es natürlich, wenn Arbeitsunfälle gar nicht oder nur selten passieren. Daher ist es wichtig, dem Thema Arbeitssicherheit eine hohe Priorität einzuräumen.

• • Sicherheitstechnische Betreuung und Fachkräfte für Arbeitssicherheit

Die sicherheitstechnische Betreuung durch Fachkräfte für Arbeitssicherheit ist die beste Grundlage, um Gefährdungen am Arbeitsplatz zu erkennen und geeignete Schutzmaßnahmen zu entwickeln. Diese Fachkräfte unterstützen Sie dabei, Prozesse möglichst sicher zu gestalten.

• • Gefährdungsbeurteilungen

Die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen ist gesetzlich vorgeschrieben und bildet die Grundlage für alle Arbeitsschutzmaßnahmen. Dabei werden potenzielle Gefährdungen systematisch ermittelt und bewertet, um daraus geeignete Schutzmaßnahmen abzuleiten. Eine sorgfältige Dokumentation dieses Prozesses ist unerlässlich.

• • Mitarbeiterunterweisungen

Regelmäßige Unterweisungen Ihrer Mitarbeiter schärfen das Bewusstsein für das Thema Arbeitssicherheit und können zu einem sicherheitsgerechten Verhalten sensibilisieren.

Mit einem umfassenden Präventionskonzept vermeiden Sie, dass Einträge in das Verbandbuch überhaupt nötig werden. Sie schützen damit Ihre Mitarbeiter und schaffen eine sichere Arbeitsumgebung.

FAQ: Haben Sie noch Fragen zum Verbandbuch

Was passiert, wenn ein Verbandbuch nicht geführt wird?

Das Fehlen eines Verbandbuches kann rechtliche Konsequenzen haben. Im schlimmsten Fall kommt die Versicherung nicht für einen Schaden aus einem Arbeitsunfall auf.

Gibt es Vorlagen oder Muster für Verbandbucheinträge?

Die meisten Berufsgenossenschaften bieten auf ihren Internetseiten Vorlagen oder Muster an, die alle erforderlichen Angaben enthalten und die Dokumentation erleichtern.

Kann das Verbandbuch auch als Unfallstatistik genutzt werden?

Durch die systematische Auswertung der Einträge können Unfallschwerpunkte erkannt und gezielte Präventionsmaßnahmen abgeleitet werden.

Müssen Besucherunfälle ebenfalls im Verbandbuch dokumentiert werden?

Auch Unfälle von Besuchern, Lieferanten oder anderen externen Personen, die sich auf dem Betriebsgelände aufhalten, sollten im Verbandbuch erfasst werden.