ASA-Sitzung verständlich erklärt: Anforderungen, Ablauf und Best Practices

 

Neben den Pflichtmitgliedern können auch weitere Personen an einer ASA-Sitzung teilnehmen, um spezielles Fachwissen oder eine externe Perspektive einzubringen. Dazu gehören beispielswese Vertreter der Unfallversicherung.

 

Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der ASA?

Der Betriebsrat ist nicht nur verpflichtender Teilnehmer, sondern er wirkt aktiv an der Diskussion und der Umsetzung von Maßnahmen mit. Dies gilt insbesondere für Gefährdungsbeurteilungen, bei der Einführung neuer Sicherheitsrichtlinien oder generellen Verbesserungen des Arbeitsumfeldes.

 

Gründung und Durchführung eines Arbeitsschutzausschusses

Haben Sie die Unternehmensgröße von 20 Mitarbeitern erreicht, dann müssen auch Sie einen ASA bilden. Es gibt dafür keinen konkreten formellen Akt – sobald alle verpflichtenden Akteure versammelt sind, gilt die Sitzung als ASA.

 

Wer leitet und wer lädt zur ASA-Sitzung ein?

Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung dafür, die ASA-Sitzung pünktlich zu planen und sie rechtzeitig einzuberufen. Er muss die Teilnehmer einladen, den Termin koordinieren und dafür sorgen, dass alle notwendigen Informationen und Unterlagen zur Sitzung bereitliegen. Er übernimmt auch die Leitung der Sitzung. In der Praxis delegieren allerdings viele Arbeitgeber die Organisation an Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Führungskräfte im Unternehmen, um den eigenen Schreibtisch zu entlasten. Trotzdem behält der Arbeitgeber die Verantwortung für die tatsächliche Umsetzung der Beschlüsse.

 

Tipps für die erste ASA Sitzung

Die erste Sitzung des Arbeitsschutzausschusses (ASA) lebt von einer guten Vorbereitung. Für eine effektive Zusammenarbeit sollten Sie direkt konkrete, personenbezogene Aufgaben festlegen. Wer lädt ein? Wer leitet die Sitzung? Wer trägt die Themen zusammen und verschickt die Agenda? Wer fertigt das Protokoll an? Legen Sie auch Kommunikationswege und Fristen fest, um die Umsetzung von Beschlüssen zu sichern.

 

Das sind typische Themen für die Sitzung des Arbeitsausschusses

Die Themen einer ASA-Sitzung drehen sich immer um das zentrale Ziel, ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen und dieses kontinuierlich zu verbessern. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über mögliche Themen, die regelmäßig in ASA-Sitzungen behandelt werden können.

Mögliche Themen sind:

• • Analyse von Arbeitsunfällen und Beinahe-Unfällen

• • Bewertung und Verbesserung bestehender Arbeitsschutzmaßnahmen

• • Durchführung und Überprüfung von Gefährdungsbeurteilungen

• • Planung von Schulungen und Unterweisungen für Beschäftigte

• • Verbesserung der ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung

• • Förderung des mentalen Wohlbefindens und Stressbewältigung

• • Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Fitnessprogramme

• • Einführung und Bewertung neuer Arbeitsprozesse und Technologien

• • Überprüfung des Brandschutzes und Notfallmanagements

• • Sicherstellung der Einhaltung von Prüfvorgaben für Arbeitsmittel

• • Diskussion über Vorschläge und Rückmeldungen der Belegschaft

 

Denken Sie an die Dokumentation der Sitzung!

Stellen Sie sich vor, Ihre ASA-Sitzung endet mit vielen guten Ideen und konkreten Maßnahmen. Doch ohne eine klare Dokumentation kann schnell der Überblick verloren gehen: Wer war für welche Aufgabe zuständig? Welche Frist wurde vereinbart? Ein ordentliches Protokoll verhindert genau das. Es hält alle besprochenen Punkte fest und sorgt dafür, dass nichts untergeht. Falls Aufsichtsbehörden oder Unfallversicherungsträger Einblick verlangen, dient das Protokoll außerdem als rechtssicherer Nachweis.

Das sind die Inhalte eines ASA-Sitzungsprotokolls:

• • Datum, Ort und Teilnehmer: Angaben zur Sitzung und den anwesenden Personen.

• • Tagesordnungspunkte und besprochene Themen: Übersicht der behandelten Inhalte.

• • Beschlüsse und Maßnahmen: Konkrete Entscheidungen und geplante Schritte.

• • Verantwortlichkeiten und Fristen: Zuordnung von Aufgaben und festgelegte Zeiträume für die Umsetzung.

Tipps für die Ablage Bewahren Sie die Protokolle gut geordnet auf, entweder digital in einem sicheren System oder analog in einem übersichtlichen Archiv. Wichtig ist, dass sie leicht zugänglich und schnell auffindbar sind, um bei Nachfragen oder Prüfungen jederzeit darauf zurückgreifen zu können. Eine klare und strukturierte Ablage hilft nicht nur bei der Nachverfolgung, sondern zeigt auch die Professionalität und Sorgfalt des Ausschusses.

 

Tipps für die effektive Gestaltung einer ASA-Sitzung

Damit Ihre ASA-Sitzung nicht einfach nur Zeit und Ressourcen kostet, sondern möglichst produktiv ist und auch einen realen Mehrwert hat, haben wir hier folgende Tipps für Sie zusammengestellt.

• • Klare Struktur und Zeitmanagement
    Legen Sie eine detaillierte Agenda fest und halten Sie sich an den Zeitrahmen für jeden Tagesordnungspunkt. So vermeiden Sie, dass die Sitzungen zeitlich ausufern.

• • Förderung einer offenen Diskussionskultur
    Schaffen Sie eine Atmosphäre, in der alle Teilnehmenden ihre Perspektiven einbringen können. Ermutigen Sie zu konstruktiven Vorschlägen und berücksichtigen Sie Feedback aus der Belegschaft.

• • Vorbereitung der Teilnehmer
    Versenden Sie die Tagesordnung und relevante Unterlagen vorab. So können sich alle Beteiligten auf die Themen vorbereiten und gezielt dazu beitragen.

• • Priorisierung der Themen
    Beginnen Sie mit den wichtigsten und dringlichsten Punkten. Dann können diese konzentriert bearbeitet werden.

• • Einsatz von Visualisierungen
    Nutzen Sie Diagramme, Statistiken oder Präsentationen, um komplexe Sachverhalte anschaulich darzustellen und Diskussionen zu erleichtern.

• • Zeit für Rückmeldungen einplanen
    Reservieren Sie einen festen Punkt für Feedback und Fragen der Teilnehmenden.

 

Kann die ASA-Sitzung auch online stattfinden?

Grundsätzlich ist es möglich, ASA-Sitzungen online durchzuführen, wenn alle verpflichtenden Teilnehmer uneingeschränkt einbezogen werden können. Gerade wenn ein Unternehmen dezentral organisiert ist, können die Termine so wesentlich flexibler vereinbart werden. Auch Anfahrtskosten für externe Teilnehmer fallen nicht an.

Diese Plattformen sind ideal für die Durchführung der Sitzung:

1. 1. Microsoft Teams: Integration in Office-365, ermöglicht Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten.

1. 1. Zoom: Flexibles Tool mit benutzerfreundlichen Funktionen wie Breakout-Rooms und Aufzeichnungsoptionen. Achten Sie auf die richtige Konfiguration für Datenschutz.

1. 1. Cisco Webex: Besonders für Unternehmen geeignet, mit hoher Sicherheit und umfangreichen Funktionen.

1. 1. BigBlueButton: Open-Source-Lösung, speziell für kollaborative Meetings und mit Fokus auf Datenschutz.

Am Ende gelten für digitale ASA-Sitzungen dieselben Regeln wie für Vor-Ort-Termine. Sofern alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, ist die Sitzung rechtsgültig.

 

Typische Herausforderungen in der Praxis und wie Sie diese lösen

ASA-Sitzungen sind ein wichtiges Instrument, um wichtige Themen wie den Arbeitsschutz und die Gesundheitsförderung im Unternehmen voranzubringen. Doch wie in jedem Gremium gibt es auch hier Stolpersteine, die den Erfolg behindern können.

 

Geringe Beteiligung oder mangelndes Interesse

Oft sehen Mitglieder die ASA-Sitzungen als reine Formalität und bringen sich wenig ein. Dadurch werden wichtige Themen nicht ausreichend behandelt.

Lösung:

• • Schulungen zu den Aufgaben und Pflichten der ASA-Mitglieder fördern das Verständnis und die Motivation.

• • Eine klare Agenda mit relevanten und konkreten Themen sorgt dafür, dass die Sitzungen als sinnvoll wahrgenommen werden.

• • Binden Sie die Mitarbeitenden ein, indem Sie deren Anliegen und Vorschläge aktiv in die Sitzung integrieren.

 

Unklare Verantwortlichkeiten

Ohne klare Zuständigkeiten bleibt unklar, wer Maßnahmen umsetzen oder bestimmte Aufgaben übernehmen soll. Dadurch verlaufen wichtige Beschlüsse häufig im Sande.

Lösung:

• • Klären Sie während der Sitzung, wer für welche Maßnahmen zuständig ist. Protokollieren Sie diese Verantwortlichkeiten zusammen mit den Fristen.

• • Weisen Sie konkrete Aufgaben zu und nutzen Sie Checklisten, um die Nachverfolgung zu erleichtern.

 

Fehlende Ressourcen

Der ASA stößt häufig auf Engpässe wie ein fehlendes Budget, ein Mangel an Zeit oder Expertise, um beschlossene Maßnahmen dann auch umzusetzen.

Lösung:

• • Priorisieren Sie Maßnahmen, um begrenzte Ressourcen gezielt einzusetzen.

• • Nutzen Sie externe Experten oder Unfallversicherungsträger, um zusätzliche Unterstützung zu erhalten.

• • Erstellen Sie einen langfristigen Plan zur Umsetzung, der realistisch an verfügbare Mittel angepasst ist.

 

Unzureichende Gefährdungsbeurteilungen

Ohne eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung fehlen die Informationen, um die vorhandenen Risiken zu bewerten und wirklich auf das Unternehmen angepasste Schutzmaßnahmen sinnvoll zu planen.

Lösung:

• • Führen Sie regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen durch und aktualisieren Sie diese bei betrieblichen Änderungen.

• • Nutzen Sie die Ergebnisse als Grundlage für fundierte Entscheidungen und Maßnahmen im ASA.

• • Binden Sie Fachkräfte für Arbeitssicherheit und den Betriebsarzt in die Beurteilung ein, um die Qualität zu gewährleisten.

 

Fazit: So wird der ASA zu Ihrem Erfolgsinstrument im Arbeitsschutz

ASA-Sitzungen machen den Unterschied, wenn es um Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz geht. Hier klären Sie Risiken, entwickeln Lösungen und schaffen Klarheit für alle Beteiligten. Mit einer guten Organisation und regelmäßigen Terminen verwandeln Sie Pflichten in echte Verbesserungen. Jeder Schritt im ASA stärkt Ihr Team und schützt Ihre Mitarbeitenden.

 

FAQ: Ihre häufigen Fragen zu den ASA Sitzungen

Müssen ASA-Sitzungen immer protokolliert werden?

Ja, die Dokumentation ist verpflichtend. Ein Protokoll dient als Nachweis und Arbeitsgrundlage für künftige Sitzungen und wird bei Bedarf von Behörden überprüft.

 

Können externe Experten dauerhaft in den ASA eingebunden werden?

Ja, Unternehmen können externe Fachkräfte oder Berater dauerhaft einbinden, um spezielle Expertise in den ASA zu bringen.

 

Was passiert, wenn ein Unternehmen keinen ASA einrichtet?

Das Nichteinrichten eines ASA in Unternehmen ab 20 Beschäftigten stellt einen Verstoß gegen das Arbeitssicherheitsgesetz dar und kann rechtliche Konsequenzen haben, wie Bußgelder oder Auflagen durch Aufsichtsbehörden.

 

Was passiert, wenn ein verpflichtendes Mitglied nicht zur ASA-Sitzung erscheint?

Fehlt ein gesetzlich vorgeschriebenes Mitglied (z. B. Betriebsarzt oder Fachkraft für Arbeitssicherheit), kann die Sitzung nicht wie vorgeschrieben durchgeführt werden. In solchen Fällen sollte die Sitzung verschoben werden