Betriebsanweisung erstellen lassen.

Eine Betriebsanweisung ist eine schriftliche und verbindliche Vorgabe des Arbeitgebers an die Mitarbeiter. Sie beschreibt klar und in einer für alle Beschäftigen verständlichen Sprache, wie sie beim Umgang mit Arbeitsmitteln, Gefahrstoffen, Maschinen, technischen Anlagen oder bei bestimmten Arbeitsverfahren sicher verhalten sollen. Das Ziel einer Betriebsanweisung ist die Prävention von Arbeitsunfällen und gesundheitlichen Gefährdungen bei der Arbeit.

Die wichtigste Basis ist für die Erstellung einer Betriebsanweisung ist die Gefährdungsbeurteilung. Hier werden alle Risiken zuerst dokumentiert, die mit den jeweiligen Arbeitsmitteln und Tätigkeiten verbunden sind. In der Gefährdungsbeurteilung werden  entsprechende Schutzmaßnahmen in einer bestimmten Reihenfolge (dem sog. STOP-Prinzip) festgehalten, mit deren Hilfe die Arbeitssicherheit in Unternehmen gesteigert wird. Eine dieser Schutzmaßnahmen ist die Erstellung einer Betriebsanweisung.

Neben der Verbesserung der Arbeitsplatzsicherheit sind Betriebsanweisungen auch rechtlich relevant: Unternehmen sind per Gesetz dazu verpflichtet, solche Anweisungen bereitzustellen und diese immer aktuell zu halten. Kommen die Verantwortlichen dieser Pflicht nicht nach, dann drohen rechtliche Konsequenzen.

Für die Erstellung und den Einsatz von Betriebsanweisungen gibt es eine Vielzahl gesetzlicher Vorgaben und Regelwerke, wie beispielsweise die Unfallverhütungsvorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Diese Vorgaben legen fest, wann und wie Betriebsanweisungen im Unternehmen eingesetzt werden müssen und welche Inhalte sie abdecken sollen. Die wichtigsten Regelungen für die Erstellung von Betriebsanweisungen finden Sie hier:

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Dieses Gesetz legt  die allgemeinen Grundpflichten des Arbeitgebers zum Schutz der Arbeitnehmer fest. Relevante Paragrafen für die Betriebsanweisung sind § 4 allgemeine Grundsätze, § 9 besondere Gefahren sowie § 12 Unterweisung.
• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Dies bezieht sich auf die sichere Verwendung von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen:

„Die Betriebsanweisung ist bei sicherheitsrelevanten Änderungen der Arbeitsbedingungen zu aktualisieren und bei der regelmäßig wiederkehrenden Unterweisung nach § 12 des Arbeitsschutzgesetzes in Bezug zu nehmen.“

(Quelle: § 12 BetrSichV – Einzelnorm)

• Gefahrstoffverordnung (GefStoffV): Definiert Sicherheitsanforderungen beim Umgang mit Gefahrstoffen und legt u. a. fest, dass die Mitarbeitenden anhand der Betriebsanweisung mündlich unterwiesen werden müssen (§ 14 GefStoffV).
• Biostoffverordnung (BioStoffV): Regelt Schutzmaßnahmen beim Umgang mit biologischen Arbeitsstoffen (§ 14 BioStoffV „Betriebsanweisung und Unterweisung der Beschäftigten“)
• DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung.
• DGUV Regel 100-001 („Grundsätze der Prävention“ und DGUV Information 211-010 („Sicherheit durch Betriebsanweisungen“): Diese erläutern und konkretisieren die DGUV Vorschrift 1.
• Empfehlungen für  die Erstellung von Betriebsanweisungen bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen enthält auch die Technische Regel für Gefahrstoffe  TRGS 555 „Betriebsanweisung und Information der Beschäftigten“.

Die Technische Regel für Betriebssicherheit TRBS 1111 „Gefährdungsbeurteilung“ enthält Informationen zur Betriebsanweisung für den Umgang mit Arbeitsmitteln.

Betriebsanweisungen haben eine sehr wichtige Aufgabe in jedem Betrieb: Sie dienen als Leitfaden für sicheres Arbeiten. In dieser Funktion schaffen sie vor allem ein Bewusstsein für die potenziellen Risiken und den richtigen Umgang damit und sind damit präventiv wirksam.

• Arbeitsschutz und Sicherheitsvorkehrungen: Betriebsanweisungen enthalten klare Vorgaben für den sicheren Umgang mit Maschinen, Gefahrstoffen und Arbeitsverfahren – zum Beispiel den sicheren Umgang mit Leitern und Tritten.
• Vermeidung von Unfällen und Gesundheitsrisiken: Sie tragen dazu bei, dass Gefahrensituationen umgangen werden und schützen so die Gesundheit der Mitarbeiter.
• Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter: Betriebsanweisungen machen auf Gefahren aufmerksam. Sie schaffen durch eine gezielte Sensibilisierung die besten Voraussetzungen für ein sicheres Verhalten im Arbeitsalltag.
  
  

Eine Betriebsanweisung ist immer dann notwendig, wenn Mitarbeiter bei ihrer Arbeit Gefahren ausgesetzt sind – sei es im Umgang mit Gefahrstoffen, Maschinen oder speziellen Arbeitsabläufen. Als Arbeitgeber sollten Sie darauf achten, dass Betriebsanweisungen für alle risikobehafteten Tätigkeiten vorhanden und Ihren Mitarbeitern bekannt sind. Sobald sich Arbeitsmittel, Abläufe oder der Arbeitsplatz ändern, ist es nötig, die Betriebsanweisung daran anzupassen.

Die Verantwortung für die Erstellung von Betriebsanweisungen liegt beim Arbeitgeber. In der Praxis wird diese Aufgabe häufig an kompetente Mitarbeiter, wie Sicherheitsfachkräfte oder Sicherheitsbeauftragte delegiert. Weiters bieten neben Betriebsärzten auch unsere externen Fachkräfte für Arbeitssicherheit Unterstützung bei der Erstellung von Betriebsanweisungen an.

In jedem Betrieb gibt es unterschiedliche Gefahren – in einem Büro sind es beispielsweise eher ergonomische Risiken, die sich aus Fehlhaltungen durch längeres Sitzen oder ungeeigneten Bürostühlen ergeben. In einem Labor verlangt dagegen der Umgang mit Chemikalien besondere Vorsicht. Betriebsanweisungen müssen daher immer ganz genau auf die jeweiligen Risiken abgestimmt sein, die sich aus der jeweiligen Arbeitspraxis ergeben:

1. Betriebsanweisung für Gefahrstoffe und Biostoffe: Diese Betriebsanweisungen regeln den sicheren Umgang mit gefährlichen und biologischen Stoffen und geben Hinweise zu Lagerung, Schutzmaßnahmen und Notfallverhalten.
   
   
2. Betriebsanweisung für Maschinen und Anlagen: Sie geben klare Anweisungen zur Bedienung und Wartung von Maschinen, um Unfälle und Schäden zu vermeiden.
   
   
3. Arbeitsplatz- und verfahrensspezifische Betriebsanweisung: Diese tätigkeitsbezogenen Betriebsanweisungen beziehen sich auf spezielle Arbeitsabläufe und Anforderungen an bestimmten Arbeitsplätzen.

Es lohnt sich, einige Zeit und Mühe in einen guten Aufbau der Anweisung zu stecken, damit die Mitarbeiter alle Informationen schnell und einfach erfassen können. Gerade in kritischen Situationen hilft eine klare Struktur dabei, dass jeder sofort weiß, was zu tun ist.  

Beispiel für Aufbau und Struktur einer Betriebsanweisung

Eine Betriebsanweisung sollte übersichtlich und klar strukturiert sein und idealerweise auf einer DIN-A4-Seite Platz finden. So stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Informationen schnell und unkompliziert erfasst werden können. Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeitende, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, empfiehlt es sich, die Betriebsanweisungen auch in weiteren Sprachen bereitzustellen. In der Praxis hat sich der nachfolgende standardisierte Aufbau bewährt:

1. Kopf der Betriebsanweisung: Zu Beginn müssen wichtige Angaben wie eine laufende Nummer, das Erstellungsdatum, der Verantwortliche und der betroffene Arbeitsbereich stehen.
2. Anwendungsbereich: Hier wird präzise beschrieben, für welche Betriebsbereiche, Tätigkeiten, Arbeitsmittel oder Stoffe die Betriebsanweisung gilt. Außerdem können Qualifikationen für bestimmte Tätigkeiten oder besondere Gültigkeiten für Reparatur- oder Instandhaltungsarbeiten festgelegt werden.
3. Gefahren für Mensch und Umwelt: Dieser Abschnitt benennt die Unfall- und Gesundheitsgefahren, die bei der Tätigkeit bestehen. Wo nötig, werden auch Risiken für Sachwerte und die Umwelt aufgeführt.
4. Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln: Dieser Punkt enthält konkrete Schutzmaßnahmen, wie das Tragen von Schutzhelmen, sowie Verhaltensregeln wie das Nicht-Manipulieren von Schutzeinrichtungen. Falls nötig, wird hier auf persönliche Schutzausrüstung (PSA) hingewiesen.
5. Verhalten bei Störungen: Da Störungen häufig zu Unfällen führen können, sind Anweisungen für das sichere Stillsetzen von Arbeitsmitteln und die Behebung der Störung wichtig.
6. Verhalten bei Unfällen: Hier werden Anweisungen für Notfälle gegeben, wie das Verhalten bei Unfällen, Angaben zu Löschmitteln im Brandfall und Hinweise auf zusätzliche Schutzmaßnahmen.
7. Erste-Hilfe-Maßnahmen: Es werden Anweisungen zur Alarmierung von Ersthelfern, Rettungskräften oder Vorgesetzten sowie zur Sicherung der Unfallstelle und Bergung von Verletzten aufgeführt.
8. Instandhaltung: Dieser Abschnitt kann ergänzende Hinweise aus der Betriebsanleitung enthalten und gegebenenfalls auf eine separate Betriebsanweisung zur Instandhaltung verweisen.
9. Entsorgung: Falls spezielle Entsorgungsmaßnahmen nötig sind, werden hier Hinweise zu Sammelstellen und verantwortlichen Personen gegeben.
10. Folgen der Nichtbeachtung: Neben den allgemeinen Gefahren können hier spezifische Risiken bei Nichteinhaltung der Anweisungen neutral formuliert werden.

Fußzeile der Betriebsanweisung: Zum Abschluss kann die Unterschrift des Verantwortlichen stehen, was die Betriebsanweisung offiziell freigibt.

In der Praxis hat es sich bewährt, Betriebsanweisungen durch farbige Rahmen übersichtlich zu gestalten. Diese visuelle Kennzeichnung macht es leichter, wichtige Informationen auf einen Blick zu erkennen und schnell zu unterscheiden, um welche Art von Betriebsanweisung es sich handelt:

• Gelb oder Orange für Gefahrstoffe: Diese Farben signalisieren besondere Vorsicht und kennzeichnen Materialien, die eine potenzielle Gefahr darstellen.
• Blau für Maschinen, Arbeitsmittel und Geräte: Dieser Farbton zeigt, dass es sich um technische Anweisungen für Geräte oder Anlagen handelt.
• Grün für persönliche Schutzausrüstungen und biologische Arbeitsstoffe: Grün hebt Anforderungen an die persönliche Sicherheit hervor und zeigt auch den Umgang mit biologischen Stoffen an.

Rot für Instandhaltung und Reparatur: Diese Farbe weist auf Maßnahmen hin, die bei Wartung und Reparaturen zu beachten sind.

Betriebsanweisung Vorlage zum Downloaden

Das richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen und den Vorgaben der geltenden Vorschriften. Häufig wird verlangt, dass Betriebsanweisungen ausgehängt, ausgelegt oder vor Arbeitsbeginn an die Mitarbeitenden ausgehändigt werden.

Zudem ist es gesetzlich verankert, dass Betriebsanweisungen auch mündlich bekannt zu machen sind (z. B. im § 12 BetrSichV sowie in §§ 14 der Gefahrstoff- und Biostoffverordnung). Dies geschieht Rahmen einer mündlichen Sicherheitsunterweisung, die als wiederkehrende Unterweisung mindestens einmal jährlich erfolgen sollte.

Betriebsanweisungen haben grundsätzlich eine unbegrenzte Gültigkeit, müssen aber regelmäßig aktualisiert werden. Idealerweise wird direkt bei der Freigabe der Betriebsanweisung ein Termin für die nächste Überprüfung festgelegt. Diese regelmäßige Überprüfung hilft dabei, neue Entwicklungen zu berücksichtigen und mögliche Lücken oder unberücksichtigte Punkte anzupassen.

Wenn sich im Unternehmen relevante Änderungen ergeben – etwa neue Arbeitsmittel, veränderte Arbeitsverfahren oder gesetzliche Anpassungen – muss die Betriebsanweisung zeitnah aktualisiert werden und eine neuerliche Sicherheitsunterweisung der betroffenen Beschäftigten erfolgen.

Wenn Betriebsanweisungen von Unternehmen nicht korrekt umgesetzt werden, kann das ernsthafte arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Bei Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften oder Sicherheitsvorgaben drohen finanzielle Folgen wie Bußgelder oder Schadensersatzforderungen.

Zudem kann das Unternehmen im Falle eines Unfalls für entstandene Schäden haftbar gemacht werden. Eine sorgfältige Umsetzung und Kontrolle der Betriebsanweisungen sind daher nicht nur eine Frage der Sicherheit, sondern auch ein Schutz vor rechtlichen und finanziellen Risiken.

Für einzelne Mitarbeiter kann die Nichteinhaltung ebenfalls Konsequenzen haben, vor allem dann, wenn sie grob fahrlässig gegen die Vorgaben verstoßen. In diesen Fällen können arbeitsrechtliche Maßnahmen folgen, zu den als erstes Mittel Abmahnungen oder, bei wiederholten Verstößen, sogar Kündigungen eingesetzt werden.